Адаптацию можно поделить на две составляющих: психологическая и профессиональная. Смысл первой в том, чтобы человек почувствовал себя комфортно, перешел из состояния «я в стрессе, ничего не знаю и не понимаю» в состояние «я знаю, почему я здесь работаю, и мне здесь нравится». Во время профессиональной адаптации сотрудник привыкает к новым рабочим условиям и незнакомому оборудованию, а также осваивает тонкости коммуникации с коллегами и гостями.

Собеседование – ключевой этап до начала адаптации

Перед тем как приступать к адаптации сотрудника, лучше быть уверенным, что вы нашли правильного человека, и вложенные в него ресурсы – как временные, так и финансовые, – не будут затрачены впустую. Самым верным решением для этого будет собеседование. «Я считаю ошибкой, что многие современные руководители отказываются от этого этапа отбора. Зачастую они находят человека с подходящим опытом по объявлению, думая, что именно во время практики он покажет свои основные качества, – говорит тренер ресторанных команд и специалист по сервису Евгении Лерман. – На этапе разговора можно сразу отсеять неподходящих людей, при этом не тратя время наставников (о них мы расскажем ниже. – SC). Адаптация в коллективе – это стресс не только для новичка, но и для команды». 

На этапе отбора стоит обратить внимание на тех соискателей, которые подходят кофейне по индивидуальным характеристикам и стилю жизни. Потенциальный сотрудник должен иметь опыт работы в сфере и быть коммуникабельным, собранным и опрятным. 

Прочитать наш материал о том, как научить бариста грамотной коммуникации с гостями, можно здесь.

Часто собеседование становится способом предугадать сложности, которые могут возникнуть во время сотрудничества. Одна из распространенных проблем – несоответствие реальности ожиданиям. «Бариста – не просто набор веселых активностей около воронки, а большой труд для кофейни. Для многих становится откровением, что необходимо не только варить вкусный кофе, но и ухаживать за кофемашиной, убирать помещение и приводить все в порядок после смены. Нужно и улыбаться гостям, и работать физически. У начинающих бариста представление о работе часто немного "‎восторженное"‎. Эту проблему мы стараемся решить на этапе подбора: на собеседовании сразу предупреждаем обо всех требованиях к бариста», – рассказывает директор по персоналу сети кофеен Surf Coffee Татьяна Венцлавская. 

После того как вы взяли на работу нужного человека, можно переходить к адаптации. По мнению бизнес-психолога и эксперта в области обучения и развития персонала Миллы Пиотровской, ее можно разделить на четыре вида. О каждом из них – ниже.

Доступ к информации

Нового человека важно обеспечить всеми доступными каналами по получению информации о компании и ее культуре. «На общей встрече стоит рассказать о том, как строится обучение, обсудить организационные моменты: рассказать о структуре сети, ключевых людях, существующих льготах и поддержке для сотрудников. Я советую добавить эту информацию в «‎Книгу новичка»‎, которая оформляется в корпоративных цветах и стиле, – делится Милла Пиотровская. – А специальные тренинги «Знакомство с компанией» традиционно рассказывают об истории компании, ее жизни, успехах, погружают в мир кофе». Милла отмечает, что в последнее время велком-тренинги и книги делают в формате онлайн-курсов с видеообращениями руководителей. Также новому сотруднику стоит дать «‎Комплект новичка»‎ – необходимые вещи, мерч и форму бариста.

Чат-боты адаптации

В последнее время популярно делать чат-боты, чтобы помочь сотруднику привыкнуть к новым условиям. Например, в 2021 году компания «Вертекс» выиграла HR-премию за чат с полным планом адаптации, активностями и ответами на часто задаваемые вопросы. С его помощью руководители и наставники сэкономили 23 рабочих часа на каждого новичка.

Первая встреча и знакомство

С новым бариста можно познакомиться на неформальном сборе за чашкой кофе и представить его коллегам. На внутреннем портале или в чате стоит выложить объявление с фотографией и историей человека. Так получится узнать сотрудника и почувствовать его присутствие – например, если у коллег другой смены нет возможности пообщаться напрямую. Чтобы познакомить бариста с кофейней, можно отправить приветственное письмо, провести живую экскурсию и велком-тренинг – встречу всех новичков, где в виде игры или обсуждения рассказывается о компании, о людях, ее истории и ценностях.

В зависимости от уровня навыков бариста стоит либо просто адаптировать к привычным внутренним процессам, которые есть в компании, – оборудование, хранение, – либо провести полноценный курс обучения с наставником, что практикуют наиболее часто в процессе профессиональной адаптации.

Пробный день

Пробный день – это не целая 12-часовая смена, а 4–6 часов, чтобы присмотреться друг к другу. В это время начинающий бариста знакомится с оборудованием, пробует готовить напитки и следит за тем, как ведется коммуникация с гостями. «Самым важным этапом пробного дня я считаю первые 2,5 часа, поскольку за это время у человека формируется первое впечатление. Если ему будет скучно, страшно, плохо, непонятно в первые пару часов, это снизит его продуктивность и уровень заинтересованности в работе. И даже если в дальнейшем первое впечатление окажется обманчивым, в моменты стресса он будет подсознательно возвращаться к пережитым ощущениям», – рассказывает Евгения Лерман.

За 2,5 часа сотруднику стоит показать все самое интересное, что у вас есть, например комфортные зоны для отдыха и удобное рабочее место, а также рассказать о ключевых характеристиках бренда, возможностях роста в компании и повышения зарплаты.

Также в первые 2,5 часа не стоит оставлять человека одного. Евгения Лерман считает, что знакомство должно быть интерактивным. Сотруднику можно дать задания для выполнения вместе с наставником, которые реально легко закрыть, – это положительное подкрепление.

Чек-листы и мотивация

Евгения Лерман считает, что чек-листы и памятки важны в процессе адаптации не менее грамотной коммуникации. «Все, на что вы ссылаетесь в течение работы, должно быть прописано. Сотруднику необходимо быть в курсе, к какому документу обратиться в случае сложностей», – объясняет тренер. 

Адаптация к графику

Во время психофизиологической адаптации стоит учитывать, что человеку нужно привыкнуть к новому графику. Милла Пиотровская считает, что тело адаптируется дольше всего – меняется длительность рабочего дня, рабочее место, появляется «стоячий»‎ режим. Это влияет на усталость от адаптации, ее скорость и удовлетворенность от работы. В это время стоит снизить эмоциональную нагрузку на новичка, дабы он быстрее влился и справился с поставленными задачами. Так, необходимо следить за тем, чтобы соотношение рабочего времени и отдыха было комфортным, а также проводить занятия по тимбилдингу для улучшения отношений в коллективе.

Психологические сложности

Важно не нагружать начинающего бариста в первые недели работы на новом месте. Интенсивность деятельности не должна привести к выгоранию и игнорированию базовых потребностей организма. 

Психофизиологическая адаптация длится до трех месяцев, профессиональная может завершиться за 7–8 смен – время стажировки. Важно, чтобы во время нескольких стажировочных смен у человека был четкий план, теория и практика. На начальных этапах это должен быть полноценный процесс обучения.

1. Важнейшим этапом адаптации является стажировка длительностью 7–8 рабочих смен, во время которой бариста знакомится с ценностями кофейни и форматом коммуникации с коллективом и гостями. При этом необходимо, чтобы сотрудника постоянно поддерживал наставник – так во время повышенной нагрузки легче справляться со стрессом. 
2. Во время пробного дня значимыми становятся первые 2,5 часа работы, поскольку за это время у человека формируется первое впечатление. Вначале сотрудника стоит познакомить с ключевыми характеристиками бренда, возможностями роста и повышения зарплаты, положительными итогами сотрудничества. 
3. Нового бариста необходимо обеспечить прописанными правилами и планами работы. Для этого подойдут чек-листы и памятки, которые помогут ему ориентироваться во время трудностей на работе. 
4. В первые недели работы важно не нагружать бариста дополнительными задачами. Повышенная интенсивность может привести к выгоранию и игнорированию базовых потребностей организма. Физически человек привыкает к новым условиям дольше, чем психологически. 
5. Для успешного протекания адаптации стоит проводить встречи с руководителем. Так и бариста, и наставник смогут получить обратную связь, решить текущие проблемы и обговорить цели на долгосрочный период. На сборах можно мотивировать сотрудника, положительно подкреплять его работу.