«Локация – это 80% успеха, – считает основатель московской компании VERA Coffee&Tea Андрей Гребенщиков. – Первое место для кофейни я выбрал, просто гуляя по городу. На тот момент там никто не сдавал помещения. Было сложно добиться разрешения на аренду, но в итоге все получилось».

Самостоятельно найти помещение можно на специальных платформах в интернете. Или, следуя примеру Гребенщикова, просто смотря по сторонам: часто собственники размещают объявления о продаже или аренде прямо на объектах недвижимости, чтобы действовать без посредников. Кто-то находит нужное место через сарафанное радио, поэтому обязательно сообщите коллегам, друзьям, сделайте заметку в социальных сетях о своих намерениях.

Хорошая локация – это место с высоким целевым трафиком. Но помещение должно не только нравиться посетителям. Важно, чтобы оно подходило под требования Роспотребнадзора, СЭС и пожарной инспекции. Самостоятельно учесть все тонкости – задача со звездочкой, особенно для новичка. В этом случае лучше обратиться к специалистам. 

«С локацией первой кофейни нам было непонятно буквально все: как понять, какая проходимость у помещения, какие ограничения, насколько адекватными будут арендодатели. Еще проблемой было отсутствие опыта, из-за чего нам все отказывали или просто не отвечали на звонки, – вспоминает Анастасия Шостак, владелица минской сети кофеен Varka и московской FOB’S. – В итоге мы решили обратиться к человеку, который уже много лет открывает кофейни под ключ. Он объяснил нам, по каким именно параметрам стоит смотреть локацию, нашел для нас помещение, помог обговорить все условия и заключить договор с арендодателем». 

Начиная поиски, важно помнить, что порой приходится осмотреть множество вариантов и потратить несколько месяцев, прежде чем встретить то, что нужно.

При выборе поставщика важно оценить качество продукта, надежность партнера и условия сотрудничества. На рынке постоянно появляются новые игроки. Чаще всего в поисках помогают личные рекомендации коллег и интернет. Антон Земляной, владелец сети кофеен «Баристократ» в Санкт-Петербурге, считает, что полезнее проходить все этапы сотрудничества: «Сделайте холодный звонок поставщику с запросом – посмотрите на скорость реакции. Это много скажет о клиентоориентированности поставщика. Затем получите пробники, обсудите условия и готовность подстраиваться под нюансы логистики. Это уже про гибкость. Дайте обратную связь по качеству продукта и сервиса, чтобы получить адекватную реакцию. У нас 95% базы поставщиков сформировалась именно по такому признаку».

Не стесняться и писать поставщикам с просьбой прислать тестовую партию продукта – такой совет начинающим предпринимателям дает основательница московского кафе «Полдень» Мария Алейникова. «Поначалу мы не знали, как договориться, чтобы нам привезли какие-то продукты на тест бесплатно, – рассказывает она. – Из-за этого покупали у разных пекарей 1–2 образца товара и таким образом выбирали поставщика выпечки. Со временем пришло понимание, что сами производители заинтересованы в том, чтобы сначала дать продукцию нам на пробу, чтобы затем настроить совместную работу».

Участие в тематических ярмарках может оказаться очень продуктивным. «Есть масса профильных выставок. Например, PIR EXPO. Там вы запросто познакомитесь с поставщиками, пополните телефонную книжку нужными контактами и получите образцы товара», – отмечает основатель VERA Coffee&Tea Андрей Гребенщиков.

Согласно исследованиям, только 33% бизнесменов готовы делить прибыль с партнерами поровну. «В самом начале это не кажется таким уж важным вопросом, сколько партнеров – столько и равных долей, – делится опытом Илья Савинов, основатель Torrefacto. – Потом уже становится ясно, что каждый из них делает разный по размерам вклад в бизнес как денежный, так и временной. Поэтому более рациональным является закладывание в договоре о партнерстве возможности изменения долей с течением времени. К примеру, есть модель лестницы, когда пропорционально через какие-то промежутки времени доля уменьшается или увеличивается в зависимости от вклада усилий каждого из партнеров: сначала пополам, потом 40 и 60% и так далее».

По статистике, споры между партнерами возникают у 91% респондентов. Некоторые предприниматели во избежание конфликтов намеренно отказываются от партнерской формы ведения бизнеса. «У нас только один учредитель, – рассказывает владелец Андрей Гребенщиков. – Мы не рассматривали партнерство, потому что найти инвесторов на такой дорогой проект было нереально. Мы сами жарим кофе, готовим воду и делаем десерты из своей муки. Маржа при этом минимальна, фудкост большой. У нашей стратегии есть плюсы и минусы. Плюс в том, что мы делаем первоклассный продукт в рамках своей концепции. Минус – без инвестора у нас нет свободных средств для развития».

От того, насколько подробно будут оговорены условия соглашения, зависит эффективность проекта. Поэтому составлению договора между партнерами надо уделить большое внимание. «Есть много цивилизованных инструментов выяснить все на берегу и прописать в документе до начала операционной деятельности компании: от специальной сессии с привлечением внешнего эксперта до заключения партнерского соглашения. В идеале – и то и другое», – считает Антон Земляной, владелец сети кофеен «Баристократ».

Сделать все самостоятельно или привлечь профессионала со стороны – выбор, с которым придется столкнуться многим. Тут все зависит от опыта и бюджета. «На старте за меню полностью отвечали приглашенные технологи открытия. Кстати, они же помогли найти первых поставщиков, – рассказывает Инга Добыш, координатор московского проекта PARK47. – Сейчас сезонное меню придумывает команда. Это уже элемент развития для наших ребят». 

Ее коллега Александра Ахметшина, владелица кофейни The Favourite Breakfast в Санкт-Петербурге, считает, что рецепты для меню можно найти в интернете и адаптировать под себя: «Лично мы экспериментируем и ищем необычные сочетания самостоятельно. Плюс разрабатываем оригинальную подачу блюд». 

В сети кофеен «Баристократ» к созданию напитков привлекают не только команду, но и гостей: «Спрашивайте своих гостей, что им интересно и что они хотели бы попробовать, – советует Антон Земляной. – У нас в меню есть классика – это 80% всех напитков. Мы стараемся добавить в нее нюансов: в каждой нашей кофейне стоит набор мельниц со специями, с помощью которых гость может превратить классический капучино в новый вкусовой эксперимент. Специи могут быть использованы посетителями для любого напитка. Бесплатно».

Алина Баимамадова, соосновательница «Бамбл Кофе», напоминает, что просить профессиональный совет можно и нужно: «Для создания авторских напитков можно приглашать (и не бояться этого) шеф-поваров, которые разбираются в вопросе и за определенную сумму готовы с этим помочь, – советует Алина. – А если есть сомнения, как готовить классические напитки, можно прийти к обжарщикам, которые поставляют зерно, и попросить помочь с этим их. Они хорошо понимают, какой кофе и для чего они обжаривают, в каких пропорциях его смешивать с молоком и так далее».

Ведение отчетности от случая к случаю, без классификации затрат неизбежно приводит к финансовым проблемам. «Финансы – это вообще камень преткновения для всех начинающих предпринимателей, – считает Алина Баимамадова, соосновательница «Бамбл Кофе». – Чтобы самому разобраться с кассой, налогами и всем остальным нужно очень много времени. Мой совет – нанять бухгалтера или человека-калькулятора, который поможет вам с ведением финансов. Конечно, вначале речь идет о небольших суммах, но нужно понимать, что со временем они вырастут и придется с этим разбираться. Чем позже опомнишься – тем больше денег в итоге отдашь».

Бизнес-процессы предприятий общественного питания хорошо поддаются компьютерной автоматизации. В помощь начинающим предпринимателям разработано множество автосистем для решения ежедневных задач: iiko, Quick Resto, YUMA, GBS.Market (список далеко не полный). Они позволяют сразу начать работу и вести учет клиентов, услуг и продаж.

Какую выбрать – зависит от ваших нужд: Антон Земляной отмечает, что идеальных учетных систем нет, зато есть наиболее и наименее подходящие под конкретный бизнес. По его словам, после февральских событий предложений стало меньше, тем не менее выбор все равно остался.

Предприниматель называет следующие факторы, важные для выбора учетной системы:

- наличие кухни/производства;

- количество точек в сети;

- облачное решение или нет;

- есть официанты или работаем только через заказ у стойки;

- как ведется товарный учет (количество складов/инвентаризаций, оприходование товара и т.д.);

- бюджет на использование системы

– очень важный пункт;

- оборудование для работы в баре (планшет или POS-терминал), его стоимость;

- удобство работы фронт

-офиса за стойкой бариста;

- сервисная техподдержка и скорость реакции на запрос.

«Делегировать. Не зацикливать на себе, – убежден Андрей Гребенщиков из VERA Coffee&Tea. – Контакты с поставщиками, работа с заказами – это обязанности управляющего, а учет продуктов и расходников может посчитать кассовая система».

Перед владельцем бизнеса всегда стоит много задач, которые требуют оперативного решения. «К ним относится то, что позволяет бизнесу работать в принципе, – систематизация и оптимизация процессов, логистика, учет количества продуктов и расходников, контакт с поставщиками и много-много чего еще, – говорит Алина Баимамадова, соосновательница «Бамбл Кофе». – Мы очень много времени и денег потратили на то, чтобы разбираться в этом самостоятельно. На помощь нам пришла консультант по операционным вопросам и управляющая ресторанным бизнесом». Баимамадова рекомендует обращаться за помощью либо к специалистам в вышеупомянутых областях, либо к более опытным бизнесменам, которые могут что-то подсказать и направить.

Цель работодателя — найти ответственного сотрудника, который поможет проекту в развитии. «Я стараюсь подобрать команду молодых ребят, которые будут со мной на одной волне, на кого я смогу положиться так же, как на себя», — говорит Александра Ахметшина, владелица кофейни The Favourite Breakfast.

Но чтобы привлечь грамотного специалиста, мало пообещать хорошую зарплату. Опытные предприниматели рекомендуют продумать оффер от своей компании и четко описать требования к кандидату, прежде чем публиковать объявление на hh.ru, Rabota.ru или Avito. Это сэкономит время и избавит от лишних интервью. «Мы успешно искали людей в соцсетях и давали объявления в телеграмм-каналах «Бариста вакансии» и «barista help», — рассказывает Инга Добыш, координатор проекта PARK47.

Хорошим решением может стать даже объявление на входных дверях. Также можно нанять менеджера агентства, которое профессионально занимается подбором персонала. «Для нас большой проблемой оказалось найти мойщиков, — вспоминает Мария Алейникова, основательница кафе „Полдень“. — Если повара или бариста активно используют социальные сети, то с мойщиками все оказалось куда сложнее. Решением стало найти человека, который занимается поиском работников именно для общепита».

Текучка кадров — большая проблема для бизнеса. О кандидате многое может рассказать его трудовая книжка. «Мы даже не рассматривали тех, кто меняет место работы раз в два-три месяца. От этого страдают все: я как работодатель, потому что трачу время и ресурсы на поиск новых кандидатов, и сотрудник, который с каждым новым местом теряет кредит доверия и позиции в зарплате. В нашем заведении достойный уровень оплаты труда. Я и дальше планирую его увеличивать для тех людей, кто остается надолго», — рассказывает Андрей Гребенщиков, основатель VERA Coffee&Tea.

Бизнес – это система, в которой много составляющих. Выбор локаций, поиск контрагентов, настройка отчетности и маркетинга, управление персоналом, продажи. Все части системы взаимосвязаны – без контроля финансов не будет развития, без персонала не будет обслуживания клиентов, без клиентов не будет продаж. Владельцу бизнеса важно погрузиться в систему, но контролировать все составляющие в одиночку невозможно. Не бойтесь делегировать профессионалам урегулирование некоторых вопросов, чтобы освободить время для решения стратегических задач. Основная цель начинающего предпринимателя – собрать команду, которая «выведет бизнес на орбиту» и поможет ему развиваться дальше.

Делая первые шаги в бизнесе, помните о ключевых моментах:

1. Локация. Выбрать место с высоким трафиком аудитории, на которую рассчитан ваш проект. 
2. Помещение должно соответствовать требованиям Роспотребнадзора, СЭС и пожарной безопасности. Можно привлечь риелтора, искать по объявлениям в интернете, запустить сарафанное радио через коллег и социальные сети или звонить по телефонам, которые собственники оставляют прямо на объектах недвижимости.
3. Поставщики. Выходить на производителей через их официальные сайты и страницы в соцсетях. Инициировать сотрудничество, брать тестовую продукцию, давать обратную связь контрагентам. Посещать профильные выставки и ярмарки.
4. Партнерство. Составить документ, в котором еще до начала деятельности будут прописаны все условия, зоны ответственности, возможность изменения долей с течением времени, а также правила расставания. Для этого лучше обратиться к юристам.
5. Меню. Перед запуском проекта можно привлечь технологов открытия или шеф-поваров, которые имеют опыт разработки меню под ключ. Искать рецепты в интернете, адаптировать под себя. Собирать фидбэк от гостей заведения.
6. Финансы. Вести финансовую отчетность на постоянной основе. Для этого лучше нанять бухгалтера и выбрать автоматизированную систему, которая поможет сразу начать работу и фиксировать поток клиентов, услуг и продаж.
7. Операционные задачи. Делегировать управляющему решение оперативных вопросов (контакты с поставщиками, работа с заказами, доставка), пользоваться кассовыми системами как инструментом контроля и учета.
8. Поиск персонала. Продумать оффер от своей компании и четко описать требования к кандидату, прежде чем публиковать объявление на платформах (hh.ru, Rabota.ru, Avito), в соцсетях, телеграм-каналах. Можно нанять менеджера агентства, которое профессионально занимается подбором персонала, и повесить объявление на входных дверях заведения