Запуск кофейни – это не только процесс, требующий глубокого понимания кофе как продукта и умения его готовить, но еще и сложная бизнес-задача, которая требует точного планирования и контроля бюджета. В этом контексте составление сметы – ключевой шаг на пути к созданию успешного бизнеса.

Смета помогает оценить стартовые и текущие расходы, а также спрогнозировать доходы. Это позволяет понять, сколько денег понадобится на запуск и поддержание работы проекта, когда ожидать от него окупаемость и каковы перспективы его роста. Составление сметы – не разовый процесс. Это работа, которая требует постоянного анализа и корректировки. Рынок, цены на сырье, зарплаты сотрудников, арендная плата – все эти факторы могут меняться, и ваша задача – учитывать эти изменения в своих расчетах.

В этом гайде мы поговорим о том, как правильно составить смету для кофейни – от определения стартовых инвестиций до анализа и корректировки бюджета. Мы рассмотрим все основные статьи расходов и доходов, дадим советы по их учету и покажем, как использовать эту информацию для принятия обоснованных бизнес-решений.

Перед тем как открыть кофейню, важно точно рассчитать стартовые инвестиции. Это поможет понять, сколько денег вам понадобится на запуск бизнеса, и позволит правильно планировать бюджет.

Покупка или аренда оборудования

Самой большой статьей расходов при открытии кофейни, как правило, становится оборудование. Стоимость кофемашины, мельницы для кофе, холодильников, фильтра, печи для выпечки и других устройств может составить значительную сумму. Здесь важно взвесить все за и против покупки или аренды оборудования. Покупка может обойтись дороже, чем аренда, но в долгосрочной перспективе это может быть выгоднее. Аренда, с другой стороны, может снизить стартовые расходы.

Ремонт и дизайн помещения

Покупка первичного инвентаря и сырья

Не менее важной статьей расходов станет и покупка первичного инвентаря и сырья: кофе, молока, чая, сахара, выпечки и т. д. Не забудьте также учесть расходы на посуду, упаковку для напитков и еды навынос, чистящие средства и другие расходные материалы.

Все эти расходы важно учесть на стадии планирования бюджета. Это поможет избежать неожиданных расходов в процессе запуска кофейни.

Совладелец кофейни «Эрна» Богдан Прокопчук рассказывает, как его команда составляла смету и список оборудования для бара по собственным желаниям, так как у ребят уже был опыт и они знали, что должно быть в баре. Список оборудования составляли, отталкиваясь от меню, собирали отзывы и изучали кухни других проектов.

«Ремонт — самый опасный блок сметы, — рассказывает Прокопчук, — так как сложно точно спрогнозировать итог, всегда есть подводные камни. Лучше опросить коллег, кто сколько потратил, и взять среднее значение и добавить 30% сверху. Мы искали бригаду на сайте «Ремонтник.ру» и в целом не ошиблись. По мебели обычно дается бюджет архитектору, а если такого специалиста нет, то считается предполагаемое количество мест, делается расстановка и вручную подбирается мебель из интернета. Мы сделали именно так. Архитектор помог выстроить логику, использовать мебель, которая у нас была. Барную стойку сделали на заказ».

Зарплата персонала и расходы на его обучение

Персонал – сердце любой кофейни. Без квалифицированных бариста, менеджеров и поваров невозможно обеспечить высокое качество обслуживания.

Зарплата сотрудников и расходы на их обучение – одна из основных статей ежемесячных расходов. При этом важно не только учесть зарплату, но и возможные бонусы, премии и стоимость обучения.

Аренда помещения и коммунальные платежи

Еще одной значительной статьей расходов станет аренда и оплата коммунальных услуг. Стоимость аренды может сильно варьироваться в зависимости от местоположения кофейни, размера помещения и его состояния. Коммунальные платежи также могут существенно увеличить ежемесячные расходы, особенно в холодное время года.

Закупка продуктов и сырья

Маркетинг и рекламные расходы

Наконец, не забывайте про расходы на маркетинг и рекламу. Продвижение вашей кофейни, создание сайта, управление социальными сетями, распечатка меню и рекламных брошюр – все это также требует определенных инвестиций.

Богдан Прокопчук в числе кадровых затрат для «Эрны» выделяет работу архитектора, графического дизайнера, строителя, консультанта, бухгалтера, юриста. Рыночные цены на оплату этих специалистов можно найти в интернете и использовать в качестве ориентира.

«Первоначальный заказ продукции и расходников можно планировать, предполагая продажи на неделю, – считает Прокопчук. – Список товаров для первого заказа лучше рассчитать с запасом на 30%. Фонд оплаты труда (ФОТ) можно определить, исходя из средних цифр по рынку или определенной системы начисления. Желательно иметь ФОТ на четыре месяца вперед с запасом. Операционные затраты на открытие включают вашу зарплату за период открытия и работы. Здесь все зависит от вас: насколько быстро вы хотите вернуть вложенные средства, сохранив при этом мотивацию. Также стоит учесть подушку безопасности. Предполагайте, что в течение двух-трех месяцев вы, возможно, не сможете заработать».

При планировании бюджета кофейни важно определить и ожидаемые доходы. Это поможет понять, насколько рентабельным будет бизнес.

Определение среднего чека и количества клиентов

Чтобы определить средний чек, вы должны знать, сколько в среднем клиенты тратят в вашем заведении за одно посещение. Это значение можно получить, посетив конкурентов или проведя маркетинговое исследование. Количество клиентов можно прогнозировать на основе анализа чеков в кофейнях-конкурентах, населения в районе, где будет располагаться кофейня, и оценки потенциального трафика.

Определение среднего чека при помощи конкурентного анализа может включать в себя следующие шаги:

1. Посетите кофейни-конкуренты. Важно выбрать конкурентов, которые наиболее совпадают с вашей предполагаемой бизнес-моделью. Попробуйте различные напитки и блюда в их меню, чтобы получить представление о ценах и качестве.
2. Изучите меню. Помимо посещения кофеен, вы также можете изучить их меню в интернете. Это даст вам представление о ценовом диапазоне продуктов и позволит рассчитать, сколько клиенты тратят за одно посещение.
3. Проведите исследование. Возможно, вам придется провести небольшое маркетинговое исследование, опрашивая потенциальных клиентов, сколько они обычно тратят в кофейне.

Прогнозирование количества клиентов – сложная задача, но следующие шаги помогут в этом:

1. Изучение населения района. Посмотрите статистику по населению локации, где вы планируете открыть кофейню. Подумайте о возрастной сегментации, уровне дохода и образе жизни этих людей. Это поможет вам оценить, сколько гостей будет посещать вашу кофейню.
2. Анализ трафика. Оцените, как много людей ежедневно проходят мимо планируемого места расположения кофейни. Это можно сделать, наблюдая за уличным движением в разное время дня и недели или используя данные о трафике, если они доступны.
3. Посещаемость схожих мест. Вы также можете посмотреть на данные о посещаемости схожих заведений в вашем районе. Это даст вам некоторую базу для оценки возможного количества посетителей.
4. Размер населения и конкуренция. Наконец, важно учитывать размер населения в данной местности и количество конкурирующих кофеен. Если район насыщен такими заведениями, возможно, вам потребуется больше времени и усилий, чтобы привлечь постоянных клиентов. Относительно большое количество жителей в районе, при условии низкого уровня конкуренции, может обещать высокую проходимость для вашей кофейни.

Учет этих факторов поможет вам создать более точный прогноз по количеству клиентов, что важно для понимания потенциальных доходов и планирования сметы.

Соосновательница российских кофеен FOB’S и белорусских Varka Анастасия Шостак делится методами анализа локации перед открытием новой кофейни с учетом посетительского трафика и числа чеков: «При выборе места для будущей кофейни мы основательно изучаем конкурентов. Анализируем, сколько и какие кофейни уже работают рядом. Посещаем каждую из них, делаем там заказ и берем чек. Делаем это утром, вечером, а затем повторяем на следующий день».

Благодаря чекам, на которых указан порядковый номер, можно увидеть, сколько заказов было сделано в течение дня. Например, утром это может быть 20-й чек, а вечером – 84-й. Иногда внутренняя система обнуляет счет чеков ежедневно, и тогда там указано либо общее количество чеков за отчетный период – месяц, либо с самого открытия этой кофейни.

«Когда мы анализируем два конкурирующих заведения и видим, что каждое из них выдает примерно 100–120 чеков в день, мы понимаем, что потенциал нашей кофейни большой, – добавляет Шостак. – Если же одно кафе выдает около 60 чеков, а другое – около 40, мы предполагаем, что наше заведение вряд ли сможет превысить эти показатели. В таком случае открытие заведения в этой локации становится нерациональным. Если в одном районе расположено множество кофеен и каждая из них имеет высокий трафик – это отлично. Но если множество кофеен выдает небольшое количество чеков, то это говорит о низком потенциале локации. Как мы говорим, “пирог гостей” в этом случае просто разделен между существующими заведениями. В таких условиях лишь часть клиентов могут перейти в нашу кофейню, а остальные предпочтут остаться у привычных для них проектов».

Прогнозирование продаж на основе анализа рынка

Прогнозирование продаж включает в себя изучение рынка, покупательского поведения и трендов, а также оценку конкуренции. Это важно, чтобы вы могли составить реалистичный прогноз. Можно использовать данные отраслевых ассоциаций, исследовательских агентств или государственную статистику.

Используйте готовые шаблоны сметы для кофейни. Это поможет понять основные позиции расходов и структуру сметы. Такие шаблоны можно найти в интернете или обратиться к профессиональным организациям, работающим в области открытия и управления кофейными бизнесами.

Персонализируйте шаблон. Когда вы найдете подходящий шаблон, адаптируйте его под свои конкретные потребности. Изучите каждую позицию расходов и учтите их в контексте вашего бизнеса. Помните, что каждая кофейня уникальна, поэтому важно настроить смету под свои особенности.

Составьте примерную смету. Используя шаблон и адаптируя его, составьте примерную смету для вашей кофейни. Учтите все основные затраты, такие как аренда помещения, оборудование, сырье, персонал, маркетинг и прочие расходы. Будьте внимательны и точны при оценке стоимости каждой позиции.

Анастасия Годунова советует тем, кто впервые открывает свое дело и составляет смету, обратиться к профессионалам и получить консультацию у специалистов, которые имеют опыт в подобных проектах и могут правильно оценить затраты. Никто не может полностью предсказать все риски, связанные с окружающей обстановкой и условиями, на которые мы не можем влиять. Однако некоторые аспекты можно предусмотреть. Эксперт добавляет, что, например, оборудование может иметь длительные сроки доставки, поэтому его необходимо заказывать заранее и начинать строительство соответствующим образом. Процесс составления сметы требует внимания к деталям и планирования. Специалисты помогут сократить риски и грамотно спланировать все этапы вашего проекта.

В любом деле могут появиться новые вводные, измениться внутренние или внешние условия, планы и цели. Поэтому регулярный анализ и корректировка сметы помогут принимать адекватные решения и эффективно управлять финансами вашей кофейни. Будьте готовы к изменениям и гибко реагируйте на новые условия, чтобы обеспечить финансовую стабильность и успех своего бизнеса.

Регулярный пересмотр сметы

• Запланируйте периодические обзоры. Установите регулярный график пересмотра сметы кофейни. Такое ревью можно проводить ежемесячно, ежеквартально или в зависимости от конкретных потребностей вашего бизнеса. Пересмотр поможет вам обновить данные и учесть новые факторы.
• Обновляйте входные данные. Перед каждым ревью обновите все входные данные, такие как цены на сырье, ингредиенты, аренда, заработная плата и прочие затраты. Также учтите изменения в объемах продаж, сезонных колебаниях и трендах на рынке. Обновленные данные помогут создать более точную и актуальную смету

Анализ отклонений и принятие мер для их корректировки

• Сравнение фактических и плановых показателей. Регулярно сравнивайте фактические показатели со значениями, указанными в смете. Обратите внимание на выручку, затраты, прибыль и другие финансовые показатели. Идентифицируйте отклонения и выясните причины их возникновения.
• Анализ причин отклонений. Разберитесь, почему произошли отклонения. Может быть, повысились цены на сырье, возникли дополнительные расходы или изменились объемы продаж. Анализируйте каждый фактор, чтобы понять его влияние на ваши финансовые результаты.
• Корректировка сметы и принятие мер. На основе анализа отклонений вносите необходимые корректировки в смету. Пересмотрите планы расходов и доходов, учтите изменения в ценах, объемах продаж и другие факторы. Примите меры для оптимизации расходов, улучшения прибыльности и достижения вновь поставленных целей.

1. Открытие кофейни – процесс, требующий тщательного планирования и калькуляции стартовых инвестиций. Это включает стоимость покупки или аренды оборудования, работ по ремонту и обустройству помещения, а также закупку первичного инвентаря и сырья. Каждый из этих аспектов имеет свои нюансы и потенциальные «подводные камни», которые важно учесть, чтобы избежать неожиданных расходов и сделать бизнес-план максимально точным и обоснованным.
2. Ежемесячные расходы кофейни – важный фактор, влияющий на финансовую стабильность и рентабельность бизнеса. Они включают зарплаты и обучение персонала, аренду помещения и коммунальные платежи, закупку продуктов и сырья, а также маркетинг и рекламу. Тщательное планирование этих расходов позволяет лучше прогнозировать доходы и оценивать общую рентабельность бизнеса, а также избегать возможных финансовых проблем в будущее.
3. Планирование бюджета для кофейни требует четкого прогнозирования ожидаемых доходов. Это достигается путем определения среднего чека и количества клиентов, что включает в себя анализ конкурентов, изучение местных демографических данных и потоков трафика, а также глубокого понимания рынка и потребительского поведения. Изучение меню конкурентов, проведение исследований среди потенциальных клиентов, анализ населения района и уровня конкуренции, а также прогнозирование продаж на основе отраслевых данных могут помочь в формировании реалистичных прогнозов продаж и доходов.
4. При оценке потенциального места для открытия кофейни необходимо учесть следующие факторы: локацию, конкурентов, поток посетителей, количество чеков и величину среднего чека в работающих в районе кофейнях. Анализ этих данных поможет оценить перспективы открытия нового бизнеса в данном месте и определить потенциальную заинтересованность посетителей.